Huishoudelijk reglement van Lawn Tennis Club BEEM-STAR, opgericht te Middenbeemster op 16 november 1970.
Rechten en verplichtingen der leden
Artikel 1.
Een ieder die toetreedt als lid van L.T.C. "BEEM-STAR", verklaart zich te zullen onderwerpen aan de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en aan alle regelen, welke zijn of nog zullen worden vastgesteld.
Artikel 2.
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 der Statuten dient vermeld te worden:
- naam en voorletters, evt. roepnaam
- geboortedatum
- adres, postcode en woonplaats
- evt. telefoonnummer
- evt. tennisverleden
Na aanmelding en toelating wordt de betrokkene een acceptgirokaart toegezonden. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De vereniging kan de adresgegevens openbaar maken in verband met alle reguliere verenigings-activiteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
Artikel 3.
Alle leden kunnen kennis nemen van de statuten en dit reglement via de website van de vereniging.
Artikel 4.
Schade aan één of meer bezittingen van de vereniging, toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan het bestuur geheel of ten dele op dat lid, of bij minderjarigheid van dat lid op zijn/haar ouders/verzorger(s)/voogd(es) worden verhaald.
Artikel 5.
De vereniging is niet aansprakelijk voor ontvreemding of zoekraken van eigendommen van leden of bezoekers.
Artikel 6.
Ieder spelgerechtigd lid heeft het recht tot gebruik van de algemene voorzieningen van de vereniging. De vereniging zal het lid in staat stellen toegang te verkrijgen tot deze voorzieningen. Ieder lid dat als laatste het tennispark verlaat heeft de verplichting zorg te dragen voor het afgesloten achterlaten van de voorzieningen. Ieder lid dient voorafgaand of op datum van beëindiging van het lidmaatschap de hem beschikbare gestelde middelen voor het verkrijgen van toegang tot de leden-voorzieningen van de vereniging te retourneren aan het bestuur van de vereniging.
Bij het betreden van de tennisbanen zijn de leden verplicht tenniskleding en schoeisel te dragen.
Er kunnen nadere regels voor het gebruik van het tennispark en het clubgebouw door het bestuur worden uitgevaardigd en worden opgenomen in een “Toegangs-reglement” dat, na vaststelling door de algemene vergadering, op de website van de vereniging zal worden geplaatst.
Artikel 7.
De leden zijn verplicht adreswijzigingen e.d. ten spoedigste schriftelijk of per email aan de ledenadministratie of aan de secretaris te melden.
Artikel 8.
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (niet zijnde bestuurs en commissievergaderingen), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 9.
Bij gebruikmaking van de banen zijn de leden verplicht de bepalingen van het "Baan-afschrijfreglement" stipt op te volgen. Het Baan-afschrijfreglement ligt voor een ieder ter inzage in het clubgebouw.
Artikel 10.
Op het tennispark mogen geen mededelingen worden aangebracht of stukken ter lezing of ter ondertekening worden neergelegd, dan met goedkeuring van het bestuur.
Artikel 11.
De leden verbinden zich voor tenminste het lopend verenigingsjaar. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari t/m 31 december. Opzegging kan slechts schriftelijk geschieden met ingang van 1 januari van het volgende verenigingsjaar en met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken.
Artikel 12.
De seniorleden zijn verplicht in één kalenderjaar 2 maal een kantinedienst te verrichten, welke bij het uitreiken van de speelgerechtigde clubpasjes, in overleg, worden ingeroosterd. Indien men 1 of beide diensten niet wenst uit te voeren of bij het niet nakomen van de ingeroosterde dienst(en) is men verplicht € 50, per kantinedienst te betalen aan de vereniging, tot een maximum van € 100, per jaar.
Contributie en evt. entreegeld
Artikel 13.
a. De leden zijn verplicht de contributie en het eventueel verschuldigde entreegeld binnen 21 dagen na ontvangst van de betreffende nota/acceptgirokaart te voldoen.
b. Bij niet-tijdige voldoening van het verschuldigde bedrag zal dit met 15% worden verhoogd.
c. Mocht het verschuldigde, als bedoeld onder b, niet binnen 14 dagen na ontvangst van het "boetebericht" zijn voldaan, dan wordt deze nalatigheid aangemerkt als "het niet nakomen van verplichtingen jegens de vereniging", ex art 6., 1e lid, onder c der Statuten. (Op grond daarvan is het voor het bestuur mogelijk om het lidmaatschap van een lid door opzegging te doen beëindigen, hetgeen echter het lid niet ontslaat van zijn financiële verplichtingen jegens de vereniging). In geval van opzegging, als hiervoor bedoeld, wordt hiervan mededeling gedaan aan Hoofd- , Distrikts- en Kringbestuur van de K.N.L.T.B.
d. Na ontvangst van het verschuldigde contributie-bedrag en het evt. entreegeld ontvangt het betreffende lid een "Bewijs van lidmaatschap" voor dat jaar, welk "bewijs" noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de verplichtingen, neergelegd in art. 9.
e. Ter beoordeling van het bestuur kunnen leden worden vrijgesteld van gehele of gedeeltelijke contributiebetaling.
f. Leden die opgezegd hebben en zich binnen 2 jaar weer aanmelden, zijn vrijgesteld van entreegeld. Voorbehoud wordt gemaakt t.a.v. geroyeerde leden en bijzondere gevallen e.e.a. ter beoordeling van het bestuur.
g. Kinderen die lid willen worden van Beem-Star komen zo nodig op een wachtlijst. Zij kunnen zich inschrijven als schaduwlid en worden juniorlid, zodra er plaats is vrijgekomen. Het schaduwlidmaatschap kost € 15,00 per jaar. Een schaduwlid krijgt een speciaal pasje op naam, ondertekend door de jeugdcommissie. Zij hebben hiermee het recht om gebruik te maken van de banen van Beem-Star van maandag t/m vrijdag tot 18.00 uur, of anders wanneer de banen niet bespeeld worden. Zij hebben de mogelijkheid om bij tennisschool De Kloek tennisles te volgen. Zij hebben echter geen recht om deel te nemen aan door de jeugdcommissie georganiseerde evenementen.
Introducees
Artikel 14.
Het is niet-leden niet toegestaan van de tennisbanen gebruik te maken. Ieder lid mag echter in zijn/haar gezelschap onder door het bestuur te bepalen voorwaarden in incidentele gevallen (maximaal 3 maal per jaar) één of twee niet-leden als introducee op de tennisbanen toelaten.
Voordat met tennisspelen wordt begonnen, dient het lid de introducee(s) in te schrijven in het daarvoor bestemde - in het clubgebouw aanwezige - register met vermelding van:
- naam en woonplaats van de introducee(s)
- naam, adres en woonplaats van het betreffende lid
- datum en uur van spelaanvang
De onder de voorwaarden opgenomen kosten komen voor rekening van het lid, dat de introductie verzorgt. Ook de voorwaarden "liggen" in het clubgebouw voor ieder lid ter inzage.
Het dagelijks toezicht op het gebruik van de banen door introducee(s) houdt de kantinecommissie, als bedoeld in art. 36.
Bestuur
Artikel 15.
Van de op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde wordt verwacht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden voor een periode van drie jaren, welke ten hoogste éénmaal met dezelfde periode kan worden verlengd. Bij hoge uitzondering (met tenminste een meerderheid van 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen) kan door de ledenvergadering worden besloten tot verlenging (ten tweeden male). Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden de bestuursleden af volgens een vastgesteld rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredende vindt plaats in de eerstvolgende algemene vergadering. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vakature, treedt af op het tijdstip, waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Voorzitter
Artikel 16.
De voorzitter leidt de leden- en bestuursvergaderingen. Indien hij dit verlangt, kan hij alle stukken van de vereniging uitgaande mede-ondertekenen. Hij zorgt ervoor dat de Statuten en het Huishoudelijk Reglement wordt toegepast, alsmede dat besluiten van de leden en bestuursvergaderingen worden uitgevoerd.
Secretaris
Artikel 17.
De secretaris houdt de notulen van alle vergaderingen. Deze worden na goedkeuring door de vergadering door hem en de voorzitter ondertekend. Hij voert de briefwisseling uit naam en in overleg met het bestuur en is verplicht alle stukken te bewaren. Hij ondertekent alle stukken van hem uitgaande en is verplicht hiervan kopie te houden. Hij is belast met het bijhouden van de ledenlijst en voert de volledige administratie. In de algemene vergadering, bedoeld in artikel 11, lid 3 van de Statuten, brengt hij verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar. Hij heeft het beheer over het archief, met dien verstande, dat dit archief moet bevatten: de Statuten, Huishoudelijke en overige Reglementen, notulen, begrotingen, jaarrekeningen, jaarverslagen, clubbladen, ledenlijsten, huurcontracten, notariële akten en relevante correspondentie.
Penningmeester
Artikel 18.
De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en zorgt voor het innen van alle aan de vereniging toekomende baten. Hij is voor de onder zijn beheer staande gelden persoonlijk aansprakelijk, tenzij hij overmacht kan bewijzen. Hij doet die uitgaven, welke het gevolg zijn van de toepassing van dit reglement en van de uitvoering van de besluiten van de vergadering. Voor alle andere uitgaven heeft hij machtiging nodig van het bestuur. Alle uitgaven boven € 5, mogen niet anders geschieden dan tegen kwitantie. Hij is verplicht boek te houden van alle ontvangsten en uitgaven van de vereniging en is gehouden, op verzoek van het bestuur, aan de kascommissie rekening en verantwoording te doen van zijn beheer. Hij is verplicht de voorzitter, na overleg met de andere bestuursleden, te allen tijde inzage te geven van zijn administratie en hem de kas te tonen.
In de algemene vergadering, bedoeld in artikel 11, lid 3 van de Statuten, brengt hij verslag uit van de toestand der geldmiddelen over het afgelopen verenigingsjaar en dient hij, in overleg met het bestuur, een begroting in voor het komende jaar. De op de uitvoering van zijn taak betrekking hebbende korrespondentie wordt door hem gevoerd en getekend. Hij houdt hiervan kopie. Hij mag maximaal € 250, in kas hebben. Zodra de kas dit bedrag overschrijdt, dient hij het meerdere te storten op de bank (c.q. giro ) rekening van de vereniging. Het bestuur is te allen tijde bevoegd voor zijn beheer nog nadere regels vast te
stellen. Bij tussentijds aftreden doet hij aan het bestuur binnen acht dagen na zijn bedanken, rekening en verantwoording.
Bestuursdelegaties in commissies
Artikel 19.
Het bestuur wijst uit zijn midden leden aan, die in de diverse commissies als gedelegeerde zullen optreden. Het beleid van het bestuur zal via de gedelegeerden aan de commissies worden overgebracht, terwijl anderzijds de plannen van de commissies via de gedelegeerden onder de aandacht van het bestuur worden gebracht.
Vergaderingen bestuur
Artikel 20.
Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. Op de bestuursvergadering hebben alle bestuursleden gelijk stemrecht. Geldige besluiten kunnen niet worden genomen wanneer niet tenminste meer dan de helft van het totaal aantal bestuursleden aanwezig is. De voorzitter is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 21.
De bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een schriftelijke konvokatie of digitaal bericht aan ieder bestuurslid, tenminste 14 dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd: hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Machtiging bestuur
Artikel 22.
Het bedrag, als bedoeld in artikel 10, lid 3, onder c van de Statuten wordt gesteld op € 10.000, .
Ledenvergaderingen
Artikel 23.
De vergaderingen worden gehouden volgens de regels, zoals vastgesteld in de Statuten.
Artikel 24.
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te kiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf senior of ereleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaat een eventuele benoeming zal aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen vóór de algemene vergadering.
Artikel 25.
Een besluit van of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig, zulks evenwel met inachtneming van artikel 16, leden 8 en 9 van de Statuten. Een uitzondering op deze regel is, wanneer een zodanig besluit is genomen of een zodanig benoemde is gekozen met tenminste twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen - blanco stemmen daaronder niet inbegrepen - èn naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel zijnde tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging.
Artikel 26.
De agenda van de algemene ledenvergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór de verzending van de convocatie door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot de bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 27.
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtsreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Besluitvorming
Artikel 28.
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt gestemd. Indien verschillende personen voor een bepaalde functie kandidaat zijn gesteld, wordt tot een stemming overgegaan.
Artikel 29.
Stemming over personen geschiedt schriftelijk door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen. (Zie ook artikel 16, lid 5 e.v. van de Statuten).
Artikel 30.
In geval van verkiezing wordt voor iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die als kandidaat is gesteld op de wijze als bij de Statuten en dit reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden en leden van verdienste. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij de Statuten of dit reglement anders is bepaald. Bij staking van stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd. (Zie ook artikel 16, lid 5 e.v. van de Statuten).
Commissies
Artikel 31.
De algemene vergadering kan één of meer commissies instellen met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de genoemde commissies. De door de algemene vergadering benoemde commissie(s) en de door het bestuur ingestelde commissie(s) blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de algemene vergadering of het bestuur, dat hen heeft benoemd. Bij of na de instelling kunnen tevens de bevoegdheden of verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies - met uitzondering van de commissie, zoals bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur van hun funktie worden ontheven en al dan niet door anderen worden vervangen. Elke commissie levert vóór 30 november een begroting in.
Kascommissie
Artikel 32.
De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar instelling telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat, bij het afwezig zijn van één van de commissieleden, diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar bij voorkeur door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Wedstrijdcommissie
Artikel 33.
Door de algemene vergadering wordt een wedstrijdcommissie ingesteld, bestaande uit tenminste drie personen, zulks inachtneming van het gestelde in artikel 19. De werkzaamheden van deze commissie bestaan uit:
- het verzorgen en regelen van de kompetitie, toernooien en wedstrijden, zowel in onderling als in KNLTB-verband;
- het samenstellen van de kompetitieteams, zonodig in samenspraak met de trainer en het benoemen van de aanvoerders van de teams;
- het organiseren van ladderwedstrijden, "huisvrouwen"-wedstrijden e.d.;
- het indelen van de banen;
- het bepalen van de speelsterkte van de leden;
- het opstellen van speelreglementen;
- het doen van voorstellen aan het bestuur inzake voorwaarden bij het toelaten van introducees;
- het beslissen omtrent de bespeelbaarheid van de banen.
Bij meningsverschillen is beroep op het bestuur mogelijk en heeft het bestuur een beslissende stem.
Kantinecommissie
Artikel 34.
Door de algemene vergadering wordt een kantinecommissie ingesteld, bestaande uit tenminste drie personen, zulks met inachtneming van het gestelde in artikel 19. De werkzaamheden van deze commissie bestaan uit:
- het beheren van het clubgebouw;
- het exploiteren van de kantine;
- het inrichten van de kantine en terras;
- het samenstellen van een rooster inzake de te verrichten kantinediensten en het toezicht op de uitvoering van dit rooster, (zie ook artikel 12);
- het houden van toezicht op het schoonmaken van het clubgebouw;
- het doen van voorstellen aan het bestuur omtrent de hoogte van de konsumptieprijzen en een eventuele uitbreiding/inkrimping van het assortiment;
- het voeren van de boekhouding betreffende alle inkomsten en uitgaven, voortvloeiende uit het kantinebeheer;
- het ten behoeve van het bestuur periodiek verstrekken van een financieel overzicht;
- het toezicht op het gebruik van de banen door introducees. (Zie ook artikel 14.);
- het verwijderen van leden (en eventueel niet-leden) van de banen of uit het clubgebouw bij onbehoorlijk of hinderlijk gedrag. In ernstige gevallen dragen zij leden bij het bestuur ter schorsing voor.
Jeugdcommissie
Artikel 35.
Door de algemene vergadering wordt een jeugdcommissie ingesteld, bestaande uit tenminste drie personen, zulks met inachtneming van het gestelde in artikel 19. De werkzaamheden van deze commissie bestaan uit:
- het verzorgen en regelen van de kompetitie, toernooien en wedstrijden voor juniorleden, zowel in onderling als in KNLTB-verband;
- het zorgdragen voor een goede begeleiding van de juniorleden;
- het samenstellen van de jeugdteams, die aan de jeugdkompetitie e.d. zullen deelnemen;
- het nemen van de nodige maatregelen in verband met de kring en fase-trainingen;
- het organiseren van ladderwedstrijden voor de juniorleden.
Rekreatiecommissie
Artikel 36.
Door de algemene vergadering wordt een rekreatiecommissie ingesteld, bestaande uit tenminste drie personen, zulks met inachtneming van het gestelde in artikel 19. De werkzaamheden van deze commissie bestaan uit:
- het organiseren van het openings en sluitingstoernooi;
- het organiseren van andere (al dan niet) onderlinge wedstrijden met een feestelijk c.q. zuiver rekreatief karakter;
- het organiseren van feestelijke club-bijeenkomsten.
Materiaalcommissie
Artikel 37.
Door de algemene vergadering wordt een materiaalcommissie ingesteld, zulks met inachtneming van het gestelde in artikel 19. De werkzaamheden van deze commissie bestaan uit:
- het zorgdragen voor het in goede staat houden van het materiaal, zoals banen, baanuitrusting, verlichting, clubgebouw, afrastering, perrons (terrassen), oefenkooi en toegangspaden;
- het melden aan het bestuur van noodzakelijk onderhoud en reparatie van het materiaal;
- het toezicht houden op onderhoud en reparatie door leden of commissie of derden;
- het beheer van de onderhoudsmaterialen;
- de voorbereiding van uitbreidings- en nieuwbouwplannen.
Sponsor en Public Relations Commissie
Artikel 38.
Door de algemene vergadering wordt een sponsor en PR-commissie ingesteld, bestaande uit tenminste twee personen, zulks met inachtneming van het gestelde in artikel 19. De werkzaamheden van deze commissie bestaan uit:
- zorgdragen voor de continuïteit van de diverse sponsor-inkomsten, zowel voor de structurele sponsoring, als incidentele sponsoring van met name door andere commissies georganiseerde evenementen.
- het inhoudelijk ondersteunen van de overige commissies en bestuur bij haar Public Relations en diverse overige propaganda-activiteiten.
Begroting
Artikel 39.
In januari van elk verenigingsjaar wordt door het bestuur een ontwerpbegroting voor het lopende verenigingsjaar, tenminste één week voor de algemene vergadering, als bedoeld in artikel 12 van de Statuten, ter kennis gebracht aan alle leden. De algemene vergadering stelt de begroting vast.
Verplichtingen van het Bestuur
Artikel 40.
Het bestuur is verplicht:
1. Op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen, geboortedata, geslacht en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging; (kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen).
Artikel 41.
Wijziging van het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen geschiedt volgens regels, vastgesteld in de Statuten.
Aldus vastgesteld in de algemene vergadering, gehouden te Middenbeemster op 14 maart 2012.
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
